Accueillir un nouveau client sur WhatsApp : opt-in, bienvenue et premiers 30 jours
Recueillir l'opt-in, envoyer le message de bienvenue, fixer les règles du canal et faire le point à 30 jours : l'accueil d'un nouveau client de cabinet.
Article L113-4 : nouvelle prime proposée, silence de l'assuré, baisse de prime refusée, exclusions vie et maladie. Les délais que le cabinet doit dater.
L'article L113-4 du Code des assurances règle ce qui se passe quand le risque assuré change en cours de contrat : en cas d'aggravation, l'assureur peut soit résilier, avec effet dix jours après notification, soit proposer une nouvelle prime, que l'assuré a trente jours pour accepter ; en cas de diminution, l'assuré a droit à une baisse de prime et, si l'assureur la refuse, il peut dénoncer le contrat, la résiliation prenant effet trente jours plus tard. Le texte ne s'applique ni à l'assurance vie, ni à l'assurance maladie quand c'est l'état de santé de l'assuré qui change.
Contrairement à une idée répandue, cet article ne traite pas de la tacite reconduction. Le rappel de la date limite de résiliation avec l'avis d'échéance relève de l'article L113-15-1, détaillé dans notre guide sur l'avis d'échéance, et la résiliation annuelle de l'article L113-12, traitée dans le guide de la résiliation annuelle. L'article L113-4, lui, s'ouvre au milieu de l'année, quand une lettre de la compagnie ou une demande du client arrive sans prévenir.
Le texte en vigueur se lit sur Légifrance. Ses six alinéas se ramènent à six règles :
L'obligation de déclarer l'aggravation, son délai et sa forme figurent dans un autre article, le L113-2 : la façon d'obtenir ces déclarations auprès des clients est décrite dans notre article sur la relance d'aggravation du risque. Le présent guide part du moment suivant : la déclaration est faite, ou la baisse est demandée, et les délais commencent.
Le cabinet voit passer trois courriers différents, qui n'ouvrent pas le même délai ni la même marge de manœuvre.
| Courrier reçu ou envoyé | Délai fixé par le texte | Ce qui se passe à l'issue | Le geste du cabinet |
|---|---|---|---|
| L'assureur notifie la résiliation pour aggravation | Effet dix jours après notification | Le contrat prend fin ; la prime de la période non courue est remboursée | Placer le risque ailleurs avant la date d'effet, en priorité pour les garanties obligatoires |
| L'assureur propose une nouvelle prime | Trente jours à compter de la proposition | Sans réponse ou en cas de refus, l'assureur peut résilier, s'il a mentionné cette faculté en caractères apparents | Obtenir une décision écrite du client avant l'échéance du délai, comparer si besoin |
| L'assuré demande une baisse pour diminution du risque, refusée | Effet trente jours après la dénonciation | Le contrat prend fin ; la prime de la période non courue est remboursée | Ne dénoncer qu'une fois le contrat de remplacement prêt à prendre le relais |
Le point commun des trois lignes : la date qui compte est celle d'un courrier, et c'est souvent le cabinet qui la connaît le premier. La notification de la compagnie arrive chez le courtier gestionnaire, la demande du client arrive dans une conversation. Sans date consignée au dossier, aucun de ces délais ne peut être piloté.
C'est la situation la plus risquée, parce que le silence produit un effet. Un client qui ne répond pas parce qu'il n'a pas compris le courrier, ou parce qu'il pense que son courtier s'en occupe, peut se retrouver résilié sans l'avoir décidé. La méthode tient en six étapes.
Le premier message au client doit être court, factuel et daté. Par exemple :
Bonjour {prenom}, suite à votre déclaration concernant {objet}, {assureur} propose de maintenir votre contrat {contrat} avec une nouvelle prime de {montant} par an. Vous avez jusqu'au {date_limite} pour accepter ou refuser. Sans réponse de votre part à cette date, l'assureur pourra résilier le contrat. Souhaitez-vous que nous en parlions, ou que nous comparions avec d'autres offres ? {cabinet}
Puis, à mi-parcours si rien n'est revenu :
Bonjour {prenom}, nous n'avons pas encore votre décision sur la nouvelle prime proposée par {assureur} pour {contrat}. Le délai expire le {date_limite}. Pouvez-vous nous répondre simplement « j'accepte » ou « je refuse », ou nous dire quand vous rappeler ? {cabinet}
La réponse reçue par messagerie sert de trace de la décision du client ; la transmission à la compagnie se fait ensuite dans la forme qu'elle accepte. Les bonnes pratiques pour que ces échanges tiennent comme preuve du conseil sont détaillées dans notre guide sur la formalisation du conseil par WhatsApp.
Le quatrième alinéa est le grand oublié. Les clients déclarent rarement une baisse de risque, parce qu'ils n'imaginent pas qu'elle ouvre un droit. Pourtant, le cabinet en entend parler en permanence : un client qui cesse une activité annexe, un logement dont une dépendance a été vendue, une entreprise qui ferme un site, un équipement de prévention installé à la demande de l'assureur lui-même. Chaque fois, la question est la même : le risque décrit au contrat est-il désormais plus faible, au point que la compagnie l'aurait tarifé moins cher ?
La démarche se conduit en quatre temps :
Un message pour ouvrir le sujet, après qu'un client a mentionné le changement en passant :
Bonjour {prenom}, vous nous avez indiqué que {changement}. Ce changement peut justifier une baisse de votre prime {contrat}. Pour la demander à {assureur}, pouvez-vous nous envoyer {justificatif} ? Nous vous tiendrons informé de sa réponse. {cabinet}
Pour le cabinet, l'intérêt est double : la demande sert le client, et une baisse obtenue par son courtier est une raison de rester, là où un client qui découvre seul qu'il paie trop part souvent chez un concurrent.
Ces dossiers sont peu nombreux mais urgents, et ils se perdent pour la même raison : la date de départ est noyée dans un courrier ou une conversation. La règle simple est de créer, à chaque lettre de proposition et à chaque demande de diminution, une tâche datée dans le logiciel de gestion avec la date limite, et d'y rattacher l'échange avec le client.
Un CRM WhatsApp comme ORIS aide sur la partie conversation : inbox partagée pour que le dossier ne dépende pas d'un seul collaborateur, classification automatique des réponses entrantes, brouillons IA relus par un gestionnaire avant envoi, historique daté des échanges et export CSV vers le logiciel de gestion. Sur ces messages qui engagent un délai légal, la réponse reste rédigée et validée par un humain. Demander une démonstration d'ORIS.
Non. Il traite de l'aggravation et de la diminution du risque en cours de contrat. La reconduction et la date limite de résiliation à l'échéance relèvent des articles L113-12 et L113-15-1, avec leurs propres délais et formes.
Au terme des trente jours qui suivent la proposition, l'assureur peut résilier le contrat, à condition d'avoir informé l'assuré de cette faculté en caractères apparents dans sa lettre. Le silence du client n'impose donc pas la nouvelle prime, mais il ouvre la porte à la résiliation.
Oui, rien ne l'oblige à consentir la baisse. En contrepartie, l'assuré peut alors dénoncer le contrat ; la résiliation prend effet trente jours après la dénonciation et la prime de la période non courue lui est remboursée.
Le texte ne distingue pas selon la qualité de l'assuré, particulier ou professionnel : il n'exclut que l'assurance vie et l'assurance maladie en cas de changement de l'état de santé. Les conditions générales du contrat professionnel précisent souvent les modalités de déclaration : les lire avant de conclure.
L'échange informe le cabinet, pas la compagnie. Il prouve la date à laquelle le client a signalé le changement ou donné sa décision ; le cabinet doit ensuite transmettre l'information à l'assureur dans la forme prévue, et en garder la trace.
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