Ajouter WhatsApp à votre logiciel de courtage en assurance, sans changer d'outil de gestion

ORIS n'est pas un logiciel de gestion de cabinet de courtage : il ne tient ni les contrats, ni les commissions, ni les bordereaux. Il se place à côté de votre logiciel de courtage pour prendre en charge ce que celui-ci fait rarement, la conversation WhatsApp avec les clients, et l'échange de fichiers CSV fait le lien entre les deux.

Qui fait quoi : le logiciel de courtage, ORIS et l'équipe

Un cabinet qui cherche un « logiciel de courtage » cherche en général un outil de gestion : fiches clients et contrats, suivi des compagnies, quittancement, commissions, documents réglementaires, parfois un extranet client. Ces outils existent, et beaucoup de cabinets en ont déjà un. Notre guide pour évaluer et choisir un logiciel de courtier donne la grille de sélection.

Ce que ces logiciels font rarement bien, c'est la conversation au jour le jour sur WhatsApp : plusieurs gestionnaires sur un même numéro, modèles approuvés par Meta pour écrire hors de la fenêtre de 24 heures, accord du client, désinscription automatique, classement des réponses. C'est le rôle d'ORIS. La bonne organisation n'est pas de choisir l'un contre l'autre, mais de décider qui est la référence pour chaque donnée, et de s'y tenir. Le tableau ci-dessous propose un partage qui marche dans la plupart des cabinets.

Un partage des rôles qui fonctionne

Le circuit des données en pratique

Du logiciel de gestion vers ORIS. Une fois par semaine, ou avant chaque campagne, le cabinet exporte de son logiciel la liste utile : clients avec leur numéro de mobile, type de contrat, date de renouvellement, statut, prime. Le fichier s'importe dans Customers & Segments. Seuls les clients qui ont donné leur accord WhatsApp recevront des messages ; pour les autres, ORIS ne fait rien.

D'ORIS vers le logiciel de gestion. ORIS exporte en CSV les clients (avec leur statut et leurs scores), les opportunités (renouvellement accepté, demande de rappel, risque de résiliation) et les performances de campagne. Le gestionnaire reporte dans le logiciel ce qui change le contrat : nouvelle adresse, nouveau véhicule, demande de résiliation. ORIS ne modifie jamais un contrat.

Ce qui ne transite pas. Les documents contractuels (conditions particulières, avenants, attestations) restent dans le logiciel de gestion et chez la compagnie. Une pièce reçue sur WhatsApp (permis, carte grise, facture) se classe ensuite dans le dossier du logiciel, qui reste votre archive.

Une intégration directe avec vos outils existants peut être étudiée pendant le déploiement, selon le projet ; ORIS ne propose pas de connecteur prêt à l'emploi vers un logiciel de courtage nommé, et nous préférons le dire avant la démonstration.

Ce que la DDA et le RGPD demandent à l'ensemble des deux outils

Le devoir de conseil. Avant la conclusion de tout contrat, l'article L521-4 du Code des assurances impose au distributeur de préciser par écrit les exigences et les besoins du client et de lui conseiller un contrat cohérent avec eux. Un échange WhatsApp peut recueillir les informations et organiser le rendez-vous ; le document de conseil, lui, se produit et se conserve dans votre logiciel de gestion. Notre article sur WhatsApp, la DDA et le RGPD détaille la frontière.

La prospection. Écrire à un particulier pour lui proposer un nouveau produit par voie électronique suppose son accord préalable, sauf s'il est déjà client et que l'offre porte sur des produits analogues (CNIL). Une relance d'échéance ou un suivi de sinistre n'est pas de la prospection. Dans ORIS, chaque campagne est marquée « service » ou « marketing », et l'accord WhatsApp est revérifié au moment de l'envoi.

La conservation. La CNIL rappelle qu'un organisme d'assurance ne peut conserver les données d'un prospect au-delà de 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact ; pour les clients, la durée dépend du contrat et des délais de prescription. Fixez la même règle dans les deux outils, et supprimez des deux côtés.

Le sous-traitant. ORIS traite les données de vos clients pour votre compte : le contrat avec l'éditeur doit le dire, comme pour votre logiciel de gestion. L'éditeur d'ORIS est FCB.ai (Peach Bots S.A., Luxembourg) ; voyez notre page À propos.

Quand ORIS ne vaut pas la peine

Si vos clients sont surtout des entreprises qui travaillent par email et par rendez-vous, si WhatsApp ne sert qu'à quelques échanges par semaine, ou si votre urgence est la gestion des commissions et des bordereaux, un CRM WhatsApp ne résout pas votre problème : investissez d'abord dans le logiciel de gestion. De même, un courtier seul avec quelques centaines de clients peut rester un temps sur l'application WhatsApp Business et un tableau de suivi, comme expliqué dans Excel ou CRM.

ORIS devient utile quand l'essentiel des échanges clients passe déjà par WhatsApp et que les problèmes sont ceux-là : téléphones personnels des gestionnaires, relances faites à la main, pas de trace des accords, réponses perdues entre collègues. Les comparatifs numéro personnel ou numéro du cabinet et groupes WhatsApp ou inbox partagée aident à mesurer où vous en êtes.

Une journée type avec ORIS

1. Le lundi, l'export. Le responsable du portefeuille exporte de son logiciel de courtage les contrats qui arrivent à échéance dans les semaines suivantes, avec le numéro de mobile du client.
2. L'import dans ORIS. Le fichier s'importe dans Customers & Segments ; le segment « renouvellements du mois » se met à jour, limité aux clients qui ont donné leur accord WhatsApp.
3. Les échanges de la semaine. Les relances partent sur des modèles approuvés, les réponses arrivent dans l'inbox partagée, l'IA les classe et propose des brouillons que les gestionnaires valident.
4. Le report dans le logiciel. Un changement de véhicule ou une demande de résiliation reçus sur WhatsApp sont reportés par le gestionnaire dans le logiciel de courtage, qui produit l'avenant ou le courrier.
5. Le vendredi, le retour. Les opportunités et les résultats de campagne s'exportent en CSV et se rapprochent des encaissements et des renouvellements enregistrés dans le logiciel.

Ce qu'ORIS ne fait pas

• Gérer les contrats, le quittancement, les commissions ou les bordereaux : c'est le métier de votre logiciel de courtage.
• Se synchroniser sans projet avec un logiciel de courtage nommé ou l'extranet d'une compagnie : CSV en standard, connexion selon le projet.
• Produire un document de conseil, un avenant ou faire signer électroniquement.
• Envoyer des emails ou des SMS : ORIS ne travaille que sur WhatsApp.
• Remplacer votre archive : ORIS garde l'historique des conversations, les documents réglementaires restent dans votre logiciel.

Questions fréquentes

ORIS est-il un logiciel de gestion de cabinet de courtage ?

Non. ORIS est un CRM WhatsApp : conversations, accords des clients, campagnes, opportunités et clients à risque. Les contrats, les encaissements et les commissions restent dans votre logiciel de courtage.

Faut-il ressaisir les clients dans ORIS ?

Non : les clients et leurs contrats s'importent par fichier CSV exporté de votre logiciel de gestion ou de votre tableur. L'ajout manuel reste possible pour un nouveau client arrivé par WhatsApp.

Existe-t-il un connecteur avec notre logiciel de courtage ?

Pas de connecteur prêt à l'emploi vers un logiciel nommé. L'échange standard passe par l'import et l'export CSV ; une connexion à vos outils existants peut être étudiée pendant le déploiement, selon le projet.

Qui est responsable des données des clients dans ORIS ?

Le cabinet reste responsable du traitement ; l'éditeur d'ORIS agit comme sous-traitant. Le contrat doit le prévoir, et les durées de conservation doivent être les mêmes dans ORIS et dans votre logiciel de gestion.